誰しも上司に対して直してほしいと思う点はあるのではないでしょうか。しかし、それを直接上司に伝えるのはなかなか勇気がいりますよね。Baker, Perreault, Reid, Blanchardの4名による研究(※)によると、フィードバックを小まめにする文化は生産的な職場を作ると言われています。日頃、ここさえ改善すれば仕事がもっと円滑に進むのに、と感じていることもこの機会に勇気を出してフィードバックしてみてはいかがでしょうか。
今回お伝えするコツは、
①信頼関係を築いて正直に伝える、②ただの文句にならないようにする③上司にとっての「良いタイミング」を見極める④上司が反論して来ても冷静に対処する、の4つです。
①信頼関係を築いて、真摯に伝える
フィードバックをする前の前提条件として上司との信頼関係があります。ただでさえ、上司は普段部下からフィードバックされることにあまり慣れていないはずです。それなので、信頼関係のできていない部下から突然フィードバックを受けたとしたら、上司は当然困惑してしまいますし、内容を受け止めることもできません。フィードバックは相手に受け止めてもらい、その行動を変えてもらえてこそ初めて意味があります。信頼関係が出来た上司と部下であれば、上司は部下のフィードバックを受け入れてくれるはずです。逆にフィードバックが受け止められないときにはまだ信頼関係が出来ていない証拠なので、コミュニケーションをしっかりとる事から始めてみてください。
信頼関係を築くためには、やはり日頃から積極的に話しておくことが重要です。話すことがないという方は、まずは携わっている仕事の話や目標の話など日頃のちょっとした会話から話を広げてみてください。つい確認事項のみで会話を終わらせてしまいがちですが、上司と仕事についてよく話しておくことで信頼関係を築くだけでなく、自分自身の目指す姿が明確になったり、自分の仕事ぶりを測る手助けになることも期待できます。
信頼関係が出来たらいよいよフィードバックです。フィードバックするときは誠実に思っていることを伝えましょう。フィードバックとはいえ、あえて厳しい言葉を使う必要はありません。伝えたいことを簡潔に、正直に伝えましょう。そして、フィードバックの内容も人としての性格ではなく、行動に関して直してほしいことを伝えるようにすることで相手が受け止めやすいものにします。
②「ただの文句」にならないようにする
いくら信頼関係があっても、上司へのフィードバックは緊張してしまいます。そこで、フィードバックで失敗しない為の注意をいくつかお伝えします。
まず一番気を付けるべきなのは、フィードバックは文句ではないという点です。フィードバックと言われると相手の悪いところを直すよう伝えると思い、上司への文句になってしまう可能性が大いに考えられます。こちらが感情的になれば、当然上司も感情的になってしまいます。フィードバックとはあくまで相手の行動の改善を促す言葉なので、事実と改善案だけを理性的に伝える様にしましょう。
上司へのフィードバックをただの文句にしないためには準備をしっかりとすることが必要です。
たとえば、伝えたいことを箇条書きにしておく、フィードバックをする際に例を出す等が実行しやすくお勧めです。伝えたいことを箇条書きにしておいて、「これだけを伝えればよい」と思えば、フィードバックするときにも少し気が楽になりますよね。また、改善案を伝える際にどんなところで自分が協力できるかを伝えると、フィードバックが文句ではなく相手やチームのため、円滑な仕事のためを思っていることが上司にも伝わりやすいのではないでしょうか。
たとえば、上司が仕事を抱え込みがちで部下に仕事を振るのが遅く、いつも締切ギリギリになってしまう状況になってしまっている場合を考えてみましょう。フィードバックをするための準備として、まずは伝えたい改善点である「仕事を振るのが遅い」ということをメモしておきます。さらに、「もう少し小まめに連絡を取って、どんな案件があるのか早めに共有してほしい」等の改善案と「やれることはこちらで早めに対応する」という自分が協力できることを考えてメモしておくことで、フィードバックする場で慌てなくて済むはずです。
③上司にとっての「良いタイミング」を見極める
上司へフィードバックする際にはタイミングや環境も非常に大切です。
フィードバックをしたいと思ったときには、まず上司に話しかけて相手がフィードバックを受け止められる状況にあるかを確認しましょう。仕事の忙しさはもちろん、上司に話しかけて否定的な返事が返ってくるときには当然フィードバックは控えるべきです。誰しもイライラしているときや気分が悪い時、忙しい時などフィードバックされたくはないタイミングがあるので、上司の表情や言動をよく見てフィードバックすべき時を見極めましょう。
また、フィードバックが受け止められると判断できても、その場で伝えるのではなく「お時間頂けますか」と一言伝えて時間を取ってもらう事をお勧めします。人前で突然フィードバックして相手を困らせないようにしましょう。時間を取ることで上司にフィードバックの心構えをしてもらい、相手にとって心地よいタイミングで伝え受け止めてもらえるような工夫が必要です。たとえば、先ほどの上司が仕事を抱え込みがちで部下に仕事を振るのが遅く、いつも締切ギリギリになってしまう状況になってしまっている場合を考えてみましょう。仕事を振られたその場で「仕事を振るのが遅いです！」と文句を言っても、締切ギリギリの状況ではそれどころではなく流されて終わってしまうでしょう。目の前の仕事をやり切った後に落ち着いたタイミングで時間を取り、「この案件に関してなのですが」と切り出すようにしましょう。仕事が落ち着いた改善案を伝えることで上司も冷静にフィードバックを受けることが出来ます。
④上司が反論してきても冷静に対処する
上司にフィードバックする際に一番怖いのは反論されることではないでしょうか。どんなに気を付けていても、フィードバックが上司の琴線に触れてしまう可能性をゼロにすることは難しいものです。
万が一フィードバックをして何か言い返されたときでも、慌てず、自分の立場は崩さないようにしましょう。そして、相手の人柄を否定しているわけでなく、特定の行動を直してほしいということを強調するようにします。行動の改善をするのは仕事を円滑にするだけでなく、チームの目標を達成するためにも有効であることも説明しましょう。それでも言い返されるときには表現を変えたりするだけでなく、別の機会を設けて上司の行動を改善する方法を一緒に考えることもおすすめします。先ほどの例であれば、「部下に締め切り前に仕事を振るのは当然だろう！」等の反論が来る可能性があります。焦らず自分の立場を守って意見を伝える様にしましょう。この例であれば「いきなり渡されて一気に大量の仕事が来るよりも、早めに共有してもらい計画的に仕事をした方がバランスよく仕事ができますし、チームにとってもいいと思います」とチームの目標に対しても改善策が有効であることを伝えることで、上司がより受け止めやすくなるよう工夫しましょう。
勇気を出してフィードバックしてみよう
ここまで上司に対するフィードバックのコツをご説明してきました。まとめておくと、
①信頼関係を築き、誠実なフィードバックを心掛けること
②ただの文句にならないよう、フィードバックする前に準備をしておくこと
③上司にとっての良いタイミングをつかみ、人前でのフィードバックは避けること
④言い返されてもあわてず、あくまで上司や仕事のために行動を改善してほしい旨を伝えること
この４つを忘れないようにして、上司へのフィードバックを実践してみてください。
日頃お世話になっている上司へフィードバックするには勇気がいると思いますが、上司へのフィードバックによって働きやすい環境を作る事が出来るはずです。
まずは上司と密にコミュニケーションをとって信頼関係を築き、フィードバックをしやすい環境を作りましょう。
※Baker, A., Perreault, D., Reid, A., Blanchard, C.M ：Feedback and Organizations: Feedback is good, feedback-friendly culture is better
http://www.ioatwork.com
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